Atividade 06: Dinâmica no CEDOC

CEDOC UnB 

Na última sexta-feira, 06/05, a aula de diplomática e tipologia documental aconteceu no CEDOC, UnB. Inicialmente, lemos uma história chamada "Os cegos e o elefantes", que relatava como seis sábios cegos descreviam um elefante, até a chegada do sétimo sábio cego, que com a ajuda de uma criança percebe que as considerações de todos os cegos estavam certas e erradas ao mesmo tempo.

Posteriormente o professor propôs uma dinâmica. Essa atividade consistia em cada integrante dos grupos exercer um papel dentro do CEDOC e depois todos se reuniriam para trocar informações e concluir a atividade. Havia, portanto, um observador do arquivo intermediário, um observador do arquivo permanente, um pesquisador na internet, um jornalista (que entrevistou dois monitores dessa disciplina) e um entrevistador (que entrevistou  a Tânia, coordenadora do CEDOC)  

Após a fase de observação, pesquisa e entrevistas, o grupo PALADARQ se reuniu e debateu o trabalho individual de cada integrante, de forma que foi possível levantarmos diversas características do CEDOC quanto: a instituição, funcionamento, documentação e curiosidades.

  

No CEDOC não há arquivo corrente (exceto os do seu próprio funcionamento), visto que esses são guardados nos departamentos de cada curso. No arquivo intermediário há documentos pessoal e administrativo que vieram, portanto, transferidos dos departamentos de toda a UnB e que por lá ficarão até serem passíveis de eliminação ou recolhidos para fase permanente. Esses documentos serão recolhidos por terem adquirido caráter probatório, e/ou histórico, e/ou informativo, encerrando sua função primária e adquirindo assim, valor secundário.

Através de observação visual, no caso dos arquivos intermediários, nossa equipe encontrou ofícios, (comunicação externa) e memorandos (comunicação interna). Também haviam documentos pessoais.

Já  no arquivo permanente havia documentos do tipo: Processo da procuradoria jurídica e pareceres de advogados. Este tem a função de expor uma opinião técnica a respeito determinado tema, enquanto que o primeiro exerce função administrativa.

A partir das análises feitas pelo grupo, concluímos que algumas ações arquivísticas poderiam ser feitas a fim de melhorar o trabalho que já vem sendo realizado no CEDOC, como aprovar uma tabela de temporalidade para área fim; classificar os documentos intermediários; realizar lista de eliminação e eliminá-los conforme a lei; realizar mapeamento do arquivo; implantar um Sistema de Gestão Eletrônica e elaborar  um guia pesquisa (atualizado).

De todas as informações que conseguimos recolher, as mais importantes foram adquiridas com a coordenadora do CEDOC, a Tânia:

1. Que existem listas de eliminação dos documentos área meio e que já ocorreram eliminações, porém ela não é feita conforme a lei. Essa é uma situação que nos intrigou já que eles conhecem a legislação e estão cientes de que eliminam erroneamente.
2. A discussão que houve, em 1986, para a escolha do nome do arquivo. Houveram dois nomes sugeridos: Centro de Documentação e CEPARQ, e a escolha foi CEPARQ pelo fato do arquivo ter a função de atender apenas a FUB e o nome Centro de Documentação abrange as possibilidades de documentos, além da função do arquivo, como por exemplo, documentos que  falem da UnB, mas que foram produzidos por outras instituições.

 Ao final tivemos que sugerir um plano de classificação para os documentos existentes no CEDOC:

 Área meio:


   1. Institucional

     1.1 - Regimento Geral.
     1.2 -  Atas.
     1.3 - Regimentos Normativos.
   2. Pessoal
     2.1 - Progressão funcional.
     2.2 - Controle de frequência.
   3. Orçamento
     3.1 - Folha de pagamento.
     3.2 - Prestação de contas.


Área Fim:


   1. Graduação
      1.1 - Vestibular.
      1.2 - Cursos.
      1.3 - Diplomas.
   2. Pós-graduação / Mestrado / Doutorado
      2.1 - Processo seletivo.
      2.2 - Dissertação e teses.
      2.3 - Diplomas.

Por fim, concluímos que cada integrante do grupo representava um dos cegos que tentava descrever o elefante, e assim tentamos descrever o CEDOC a partir de análises pontuais e parciais. Porém todas as informações ficaram mais claras depois da entrevista com a coordenadora do CEDOC, que pode ser comparada com o sétimo cego sábio, pois ela possui conhecimento técnico e conhece os documentos e história da instituição. Com essa dinâmica, podemos perceber que o trabalho do arquivista não pode ser feito a partir da análise de partes do acervo, mas sim deverá considerar toda a história da instituição bem como o trâmite de todos os documentos que estão sob a guarda do arquivo, seja ele corrente, intermediário ou permanente.

Então, fica aqui mais uma dica do nosso professor: sempre analisar os documentos a partir da sua organicidade, o que aliás é a característica dos documentos e arquivo.

Por: Grupo PALADARQ