Digerindo 09: Plano de Classificação, Arranjo Estrutural e Funcional, e CONARQ.

Ainda estamos digerindo a última aula do dia 20/05/11. Dessa vez ela veio mais pesada e gordurosa, já tomamos até um sal de frutas! Mas em fim, vamos tentar apontar o que nossa equipe entendeu.

O conteúdo abordado em sala teve como leitura base os textos do Mariano García; Tipologia de partidos políticos e a Resolução nº 14 do CONARQ. Dessa vez o foco foi a análise das diferentes formas de se fazer um plano de classificação e os diversos aspectos relacionados.

• Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade:

Um plano de classificação de documentos deve espelhar a vida daquele que produziu os documentos. Assim, deve-se levantar todas as atividades que foram e são realizadas e relacioná-las com os documentos produzidos no cumprimento dessas atividades. Mas alguns documentos, que por motivos diversos não são considerados de arquivo, podem aparecer no plano em razão do seu valor sentimental. O plano de classificação resulta do mapeamento e da análise da produção documental e deve ser utilizado para classificar todo e qualquer documento de arquivo. A codificação padroniza procedimentos adotados nas unidades produtoras, reduz o tempo de arquivamento e facilita a localização física dos documentos arquivados e na organização intelectual da informação.

O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os instrumentos básicos da Gestão Documental e resultam de um processo de análise que permite a identificação dos valores dos documentos para fins de definição de seus prazos de guarda e destinação, bem como, o armazenamento e a recuperação da informação contida nos arquivos.

Devemos sempre nos lembrar que os arquivos são organizados em decorrência dos documentos que abrigam, ou seja, todas as atividades do ciclo documental devem ser feitas considerando os documentos produzidos, recebidos e acumulados pela instituição.

• Arranjo Estrutural e Arranjo Funcional:

Com base no texto de Lopez, "Tipologia de partidos politicos", e nas explicações em sala, aprendemos que existem duas modalidades de arranjo para esquematizar uma plano de classificação. Uma seria a Estrutural e a outra a Funcional.

Primeiramente, na pág. 68, Lopez exlica que arranjo é a organização física de documentos de um fundo de acordo com o princípio da proveniência e com a organicidade da entidade produtora do arquivo.

Sobre Arranjo Estrutural, na pág. 69, Lopez explica que essa modalidade de arranjo é geralmente a mais usada pela facilidade de implementação, já que segue o organograma da instituição para organizar o acervo. Ela se preocupa e se baseia na estrutura organizativa da entidade, segue a estrutura administrativa expressa no organograma para se obter o quadro de arranjo, nesse caso, os grupos e subgrupos são formados pelos departamentos de uma empresa, um fundo documental de um departamento não pode se misturar a outro, mesmo que o ponto de vista informativo-temático seja semelhante.

Ainda em sala, vimos que o arranjo estrutural apresenta como grande empecilho a necessidade de ser atualizada cada vez que houver mudança na estrutura da empresa. Ou seja, as séries (espécie + função) são dispostas pela hierarquia, e estão classificadas de acordo com o local onde são produzidas. Desse modo, poderá haver a mesma espécie em diferentes setores de trabalho (onde são produzidas estabelecendo uma relação de organicidade) e justamente por isso receberão classificação diferente.

Quanto ao arranjo funcional, na pág. 70, Lopez explica que essa modalidade de arranjo se preocupa com a contextualização dos documentos, com a função da entidade e não muito com a estrutura administrativa. E vimos ainda em sala que, arranjo funcional não significa identificar as grandes funções, mas sim identificar o documento e estudar o documento a partir de um quadro de funções, saber articular o documento num fundo.  Devemos estudar como o documento se comporta, seu trâmite e função e não querer que ele se comporte de "tal" forma. Conforme dito em sala pelo Profº André, os documentos não devem ser inseridos em um contexto pré-estabelecido, e sim o plano de classificação deve ser criado com base nos documentos.

• CONARQ:

Após a explicação de arranjo estrutural e funcional analisamos em sala qual seria o arranjo utilizado pelo CONARQ. Chegamos a conclusão que, o plano de classificação proposto pelo CONARQ para a Administração Pública Federal não seguiu exclusivamente uma das duas modalidades explicadas, na verdade o CONARQ considera o assunto de cada documento, ou seja, o arranjo utilizado pelo CONARQ não é estrutural nem funcional é "ASSUNTAL", já que ele insere os documentos em grandes áreas, algumas por assunto e outras não.

O CONARQ parte do pressuposto de que os documentos das áreas meio da administração pública são iguais, porém é claro para todos que eles não são. Como não há uma estrutura organizacional uniforme na administração pública e os documentos apenas refletem as atividades da organização, não conseguiremos classificar todos os documentos com um padrão que não reflete as especificidades de cada órgão.

Engraçado que parace óbvio que devemos organizar os arquivos pela função dos documentos mas tanto o CONARQ quanto alguns de nós insiste em organizar por assunto, quem organiza por assunto são as bibliotécas. Será que isso acontece pela força do hábito ou porque  até então não haviamos estudado os documentos a partir de uma perspectia correta?

O melhor a fazer é adaptar o plano de classificação e a tabela de temporalidade propostos pelo CONARQ para a necessidade de cada ente ou órgão da Administração, de acordo com a documentação que for produzida no decorrer de suas funções, pois a documentação das atividades meio de um Estado são diferentes. A única forma desses instrumentos sugeridos pelo CONARQ serem aplicados uniformemente em todo o território seria por meio da padronização dos documentos produzidos por cada instituição, algo muito difícil de acontecer.

• Formas diferentes de abordar o mesmo problema:

Após a leitura dos textos de Luciana Durant, Ruipérez e Lopez foi possivel perceber que cada um trata os mesmos problemas e temas arquivistivos de formas diferentes. 

1. Durant - Seus estudos se concentram no entender da espécie.
2. Ruipérez - Estuda o documento, como ele se comporta e função.
3. Lopez - Estuda  o documento a partir de um quadro de funções, como articulá-lo num fundo.

Por: Caroline Sodré, Raquel Moreira, Vanessa Caliman.

Fonte: Arquivo online; Arquivos nas Ciências da Informação; aula do professor André.