Olá coleguinhas arquivistas da cozinha! Dia 30.05.2011, segunda-feira passada, foi aniversário de 20 aninhos da minha irmãzinha, comemorado na Pizzaria Da Mamma . E como o Blog PALADARQ não para de pensar em diplomática e tipologia documental farei uma análise diplomática e tipológica de dois documentos produzidos durante a festa.
O primeiro documento a ser analisado é a comanda, que foi produzida com o intuito de controlar a consumação da minha família. Vamos lá!
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: não há.
Denominação da Espécie: Comanda
Data Tópica: SHCS CL Quadra 314 - Bloco A - Loja 02 - Asa Sul - Brasília - DF
Data Cronológica: 30/05/2011.
Data Tópica: SHCS CL Quadra 314 - Bloco A - Loja 02 - Asa Sul - Brasília - DF
Data Cronológica: 30/05/2011.
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original múltiplo.
Signos Especiais: Símbolo da pizzaria, identificação do garçon e da mesa.
Função Arquivística: Registrar a consumação do cliente ou dos clientes da pizzaria
3. Caracteres Internos
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original múltiplo.
Signos Especiais: Símbolo da pizzaria, identificação do garçon e da mesa.
Função Arquivística: Registrar a consumação do cliente ou dos clientes da pizzaria
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Pizzaria da Mamma
Entidade Receptora: Pizzaria da Mamma (já que a comanda fica retida no restaurante).
Função: 1. Para a Pizzaria: Comprovar quais itens do cardápio foram consumidos.
2. Para o Cliente: Conferir se o que foi consumido é o que realmente foi cobrado na conta.
Descrição: Nome, endereço e contato da entidade produtora; especificação do consumo.
Entidade Receptora: Pizzaria da Mamma (já que a comanda fica retida no restaurante).
Função: 1. Para a Pizzaria: Comprovar quais itens do cardápio foram consumidos.
2. Para o Cliente: Conferir se o que foi consumido é o que realmente foi cobrado na conta.
Descrição: Nome, endereço e contato da entidade produtora; especificação do consumo.
Agora vamos analisar o segundo documento – a nota fiscal emitida pela pizzaria:
1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Cupom Fiscal
Denominação da Espécie: Nota Fiscal
Data Tópica: SHCS CL Quadra 314 - Bloco A - Loja 02 - Asa Sul - Brasília - DF
Data Cronológica: 30/05/2011.
Denominação da Espécie: Nota Fiscal
Data Tópica: SHCS CL Quadra 314 - Bloco A - Loja 02 - Asa Sul - Brasília - DF
Data Cronológica: 30/05/2011.
2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original múltiplo.
Signos Especiais: não há.
Função Arquivística: Comprovar, por meio de comprovante fiscal, o valor pago à pizzaria.
3. Caracteres Internos
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original múltiplo.
Signos Especiais: não há.
Função Arquivística: Comprovar, por meio de comprovante fiscal, o valor pago à pizzaria.
3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Pizzaria da Mamma
Entidade Receptora: Caroline (eu).
Função: 1. Para a Pizzaria: Demonstrar a entrada do valor no caixa, auxiliar na criação dos livros contábeis, auxiliar o pagamento de tributos, etc.
2. Para o Cliente (no caso eu): Auxiliar no controle dos débitos da conta corrente.
Descrição: Nome, endereço e contato da entidade produtora; especificação do consumo.
A comanda e a nota fiscal são documentos autênticos e verídicos?
Entidade Receptora: Caroline (eu).
Função: 1. Para a Pizzaria: Demonstrar a entrada do valor no caixa, auxiliar na criação dos livros contábeis, auxiliar o pagamento de tributos, etc.
2. Para o Cliente (no caso eu): Auxiliar no controle dos débitos da conta corrente.
Descrição: Nome, endereço e contato da entidade produtora; especificação do consumo.
A comanda e a nota fiscal são documentos autênticos e verídicos?
Para que um documento seja considerado autêntico, ele deve possuir os caracteres internos e externos peculiares ao produtor, bem como cumprir o trâmite documental comum aos documentos da mesma espécie. Levando em conta esses requisitos, tanto a comanda quanto a nota fiscal podem ser considerados autênticos, já que possuem o que é preciso para serem uma comanda e uma nota fiscal (características internas), também possuem o suporte e a fonte comuns a esses tipos de documentos (levando em consideração que o suporte padrão para a emissão de notas fiscais é o papel, apesar de já existir a nota fiscal eletrônica) e, por último, cumpriram o trâmite natural.
Agora falando sobre a questão da veracidade ele realmente é o que diz ser, as informações contidas nos dois documentos são verdade. Minha família e eu realmente consumimos todos os itens marcados na comanda e eu paguei realmente o valor que está totalizado na nota fiscal (infelizmente).
Portanto temos dois documentos genuinamente arquivísticos! Eles apresentam a autenticidade e a veracidade.
Por: Caroline Sodré
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