Digerindo 12: Informação Arquivística

Caros colegas, lá vai mais um digerindo! E dessa vez vamos tratar de um tema um tanto complexo e que divide opiniões.

Na última aula do professor André Porto, 03/06/2011, foi discutido uma atividade proposta para a turma que trata do tema: "O que seria informação para as áreas da ciência da informação", e o foco da aula foi o entendimento do tema na arquivística.

Observamos que as frentes teóricas sobre o tema se divergem e que existe uma dificuldade enorme de tentar estabelecer  um  conceito comum de informação entre as áreas que englobam a Ciência da Informação.

• Informação para as áreas da ciência da informação:

No decorrer da aula, o Prof. André Porto procurou deixar bem clara a diferença entre biblioteca, arquivo e museu. Com esse intuito, ele citou a Professora Drª Heloisa Belloto.

Após uma busca da bibliografia, verificamos que em "Arquivos Permanentes, Tratamento Documental" é dispensado um capítulo inteiro para falar sobre o tema. Nele, Bellotto fala que tanto os arquivos quanto as bibliotecas, centro de documentação e museus tem a "co-responsabilidade" no processo de recuperação da informação bem como do testemunho jurídico e histórico. Ela também trás um importante conceito sobre o que é um documento. Normalmente, fazemos a diferenciação do que é um documento de arquivo, bibliotecário ou museológico apenas pelo seu suporte. Bellotto deixa bem claro que um livro também pode ser um documento de arquivo, basta que ele tenha sido produzido "por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana". Conclui-se, assim, que existe uma enorme abrangência no conceito de documento. Digerindo melhor a idéia, reproduzindo outra passagem da obra de Bellotto "A forma/função pelo qual o documento é criado é que determina seu uso e seu destino de armazenamento futuro. É a razão de sua origem e de seu emprego, e não o suporte sobre o qual está constituído, que vai determinar sua condição de documento de arquivo, de biblioteca, de centro de documentação ou de museu".

O que diferencia a matéria da arquivologia das outras áreas da ciência da informação é a sua finalidade. Para Bellotto, os fins das bibliotecas e museus serão didáticos, culturais, técnicos, científicos já os de arquivo possuem finalidade administrativa e jurídica e, a longo prazo, histórica. "O documento de biblioteca instrui, ensina; o de arquivo, prova".

• Informação arquivística, no que ela se difere das demais unidades de informação:

Diferentemente das outras unidades da ciência da informação, a informação arquivístiva precisa de contexto. Existem elementos essenciais estudados nos documentos de arquivo como: a autenticidade de um documento (elementos internos e externos que garantem que as informações sejam reais, que o documento seja o que ele diz ser), seu trâmite, a função para o qual ele foi desenvolvido, quando foi criado, para que e por quem. Ou seja, um estudo da tipologia e uma analise diplomática dos documentos.

Resumidamente, para a arquivologia documento é informação e também algo mais, o algo mais são seu contexto e trâmite e também sua autenticidade (elementos da autenticidade) que os espanhóis chamam de tipologia. 

Porém, enquanto todos esses fatores são considerados na atividade arquivística, o que se vê nas bibliotecas, por exemplo, é que não existe a preocupação com a autenticidade e com o trâmite dos documentos, para elas basta somente entender como se dá o processamento da informação.

Outro aspecto que deve ser considerado é a organicidade que liga um documento ao outro, são pontos ligados através da análise tipológica. A organicidade também está no contexto de criação do documento (está fora do documento), na atividade que o gerou, em sua gênese.

E qual é o propósito primordial do arquivo, pra que se arquiva "verbo arquivar"? Entendemos que além de o documento de arquivo servir de prova, um dos motivos para a sua guarda, arquivar significa também promover a classificação e ordenamento de forma a facilitar a recuperação da informação e com isso garantir a autenticidade e a veracidade das informações contidas num documento.

• Disseminação da informação e acesso à informação:

Diferença entre disseminação e acesso: a primeira significa a difusão, a propagação da informação, enquanto acesso significa a possibilidade de se entrar em algum lugar.

Dessa forma ficou clara a diferença entre arquivos e bibliotecas quanto a esse tema. Essencialmente, as bibliotecas se preocupam com a disseminação da informação, com o usuário, tanto que suas atividades se concentram em elaborar instrumentos que possibilitem uma indexação e uma recuperação mais efetiva da informação. Já nos arquivos o acesso às informações também acontece mas não é o seu cerne, um documento de arquivo não nasce para atender as demandas de um usuário e sim para o cumprimento de uma atividade, nos arquivos o acesso pode ocorrer é uma possibilidade.

Na arquivologia estudamos também outro aspecto relacionado ao acesso que é a demanda, que significa a quantificação da necessidade dos usuários em pesquisar a documentação presente no arquivo. Para dar acesso aos arquivos é preciso fazer um levantamento da necessidade dos usuários que freqüentam o arquivo. Nesse caso, o levantamento da demanda é auxiliado pelo estudo de usuário e também pela estatística, usamos de instrumentos estatísticos para mensurar os objetivos de cada usuário (interno ou externo) afim de melhor atendê-los.

• Conclusões:

Com essa discussão em sala vimos que o conceito de informação é algo subjetivo, pessoal, depende da necessidade de cada pessoa. O que é informativo para mim pode não ser para você, ou seja, depende da carga de conhecimentos de cada indivíduo, suas expectativas e por isso ela não é absoluta.

Por: Caroline Sodré, Raquel Moreira, Vanessa Caliman