Digerindo 13: Variações de Competências; e Fundo Maximalista e Minimalista, por Duchain

Olá cozinheiros e arquivístas de plantão! Temos mais um digerindo, o petisco da vez é o texto "O respeito aos fundos em arquivística: princípios teóricos e problemas práticos" escrito por Michael Duchain. Para quem ainda não sabe, Duchain é um arquivísta e historiador muito conhecido pelas diversas publicações de artigos na área da arquivologia.

Essa obra expõe as definições de fundo de arquivo maximalista e minimalista, bem como, fundo aberto e fundo fechado. Mas em meio a essas definições, também perpassa pelo conceito do Princípio da Ordem Original e pelo Princípio de Respeito aos Fundos, uma vez que são pressupostos básicos para que os fundos sejam ordenados de forma coerente sem perder seu contexto de criação. Além disso, Duchain trata de um tema comum e um tanto complicado de entendimento que é sobre as variações de competências dos organismos produtores de arquivo.

Nesse digerindo vamos tentar esclarecer o que é um fundo maximalista e minimalista e também mostrar a proposta de Duchain para a solução dos problemas advindos das variações de competências.

• Fundo Maximalista e Minimalista:

Um dos pensadores citado no texto foi Hilary Jenkinsin. Ele conceitua fundo como sendo:

“Conjunto de arquivos resultantes do trabalho de uma administração qualquer (...) capaz de tratar de modo independente, sem a intervenção de autoridade superior, todos os aspectos dos negócios de sua competência.”

Fundo Maximalista: Sua definição parte da ideia  da análise do fundo em seu nível mais alto partindo para as unidades menores, sempre considerando a unicidade funcional. Ou, seja, considera-se que todas as unidades que compõe a instituição integram uma mesma organização arquivística e por isso fazem parte do mesmo fundo, devendo pois, ser considerado como um fundo único.

Fundo Minimalista: Seu objetivo é reduzir o fundo ao menor nível funcional possível, pois considera que o “verdadeiro conjunto orgânico de arquivos deriva dessa pequena parte” funcional. Ou seja, a estruturação do fundo é feita com as menores unidades da instituição.

• Variações de competência dos organismos produtores de arquivo e suas repercussões no plano arquivístico:

1. Caso de supressão de competências: Ocorre quando um organismo produtor de arquivos, durante sua existência, tem uma de suas atribuições extinta, porque não corresponde mais a uma necessidade.

2. Caso de criação de competências: Inversamente a supressão, podem surgir novas competências e serem atribuídas a um organismo.

3. Caso misto: Transferência de competências: Ocorre quando atribuições de um organismo são transferidas a outro órgão, nesse caso, para o órgão que transferiu ocorre a supressão da competência e para o órgão que recebe essas atribuições ocorre a criação de uma competência. A transferência pode ser internamente, entre divisões de um organismo, e além das competências serem modificadas ser também diminuídas ou ampliadas.

4. Caso de competências temporárias: São atribuições que surgem devido a necessidades temporárias (como em tempos de guerra). E que podem ser atribuídas a organismos já existentes em acréscimo, essas atribuições serão suprimidas quando as necessidades que lhe deram origem desaparecerem.

Considerações:

Diante disso, e considerando que um fundo é constituído pelo conjunto de documentos produzidos pelas atividades de organismo, qualquer que seja seu objeto, foi percebido que vai ocorrer o seguinte problema:

Os fundos que sofreram com essas modificações de estruturas será constituído por documentos que reflitam essas variações, o que torna difícil a reconstituição da continuidade administrativa e da seqüência cronológica e lógica dos assuntos.

Para a solução desse problema alguns teóricos propõem que seja substituído a noção de fundo pela de “Record series” que seria a “sucessão de documentos independentes do contexto administrativo”. Ou seja, reagrupar documentos formando uma seqüência cronológica e lógica, seja qual for a sua proveniência.

Porém, ficou evidente que o erro gravíssimo dessa proposta é que ela viola a concepção do respeito aos fundos.

Duchain deixa claro que é preciso ficar atento às propostas seja qual for ela, não se pode romper a unidade dos fundos. O autor também esclarece que o problema das variações de competência não está em variações no conteúdo, pois quando uma atribuição é suprimida (sem ser transferida a outro organismo), ela foi extinta, o crescimento do fundo de arquivo simplesmente vai ficar privado dos documentos correspondente a essa atribuição, a natureza do fundo não se modifica. E isso também ocorre quando uma nova competência é criada.

Duchain coloca que a verdadeira dificuldade concreta é quando a transferência de competências implica em transferência de papéis entre organismos. Pois, nem sempre ocorre o correto que é os documentos referentes a competência transferida pertencerem ao fundo do organismo que exercia essa competência, isso até a data da transferência, e a partir da transferência deveriam pertencer aos fundo do organismo que recebe essa competência.

• Soluções propostas por Duchain:

Diante desse problema, identificado por Duchain, o autor propõe as seguintes soluções para cada caso de variações de competência:

1. Documentos transferidos de um organismo em atividade para outro também ativo e que tenham sido ali integrados: deverão ser considerados como pertencentes ao fundo do organismo que os recolheu.

2. Transferência de competências de um organismo extinto para um organismo em atividade: os documentos pertencentes ao organismo extinto devem ser considerados como formadores de um fundo distinto.

3. Quando os documentos provenientes do organismo extinto forem totalmente e irremediavelmente misturados aos do organismo que os recebeu (transferidos): será preciso considerar o fundo do organismo extinto como um fundo distinto e deverá ser aplicado um instrumento de pesquisa referente ao organismo receptor em que o fundo extinto esta incluído. Duchain destaca que o fundo do organismo extinto deve, sempre, ser considerado como fundo distinto daquele do organismo que o recolheu. Isso só não vai ocorrer caso uma mistura dos dois fundos impedirem a identificação de cada um.

• Como fica a Proveniência dos fundo em cada caso de variação de competência?

Para Duchain a definição de respeito aos fundos se reporta a noção de proveniência, pois o fundo é definido como conjunto de arquivos cuja proveniência é a mesma.

Essa noção se aplica quando um fundo de arquivo produzido por um organismo for conservado por esse organismo sem que haja acréscimos ou reduções até o seu recolhimento a um deposito de arquivos e que esse recolhimento tenha sido feito diretamente pelo organismo produtor.

Porém, o problema é que nem sempre esse processo ocorre e Duchain então questiona como ficaria  o entendimento da proveniência quando na transferência do fundo de arquivo de um organismo a outro ocorrer que:

1. Fundo transferido tenha ficado grupado formando um conjunto individualizado: para esse caso a definição do fundo primitivo parece fácil, mas quando ele for recolhido a um deposito como determinar sua proveniência? Para esse caso em que o fundo conserva a sua individualidade a noção de proveniência está ligada à de produção e não à de recolhimento. Pois o fundo ainda conserva sua identidade e individualidade mesmo que antes de ser recolhido tenha sido reunido por organismos intermediários.

2. Fundo transferido tenha sido desmembrado e misturado aos arquivos do organismo ao qual se vinculou: quando o fundo for desmembrando ou integrado a noção de proveniência está ligada à de recolhimento e não à de produção. Pois nesse caso ele perde sua identidade, no curso da sua história foi desmembrado ou integrado, e por isso deve ser considerado como proveniente do organismo que o reuniu e integrado ao fundo desse organismo.

Com a leitura desse texto de Duchain, passamos a compreender melhor as definições para fundo maximalista e minimalista, bem como, como se dá cada variação de competência e suas implicações. Esses conceitos são fundamentais para que realizemos um bom trabalho arquivístico e foram fundamentais para entendermos melhor a necessidade de se respeitar os princípios da organicidade e da proveniência.

Por: Raquel Moreira e Vanessa Caliman.