Digerindo 14: Classificação e Ordenação de Documentos de Arquivo

Olá, chefs! O Digerindo 14 tratará sobre alguns pontos abordados no manual “Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo”, de Janice Gonçalves. Esta obra trata de um tema muito recorrente nas discussões realizadas ao longo do semestre e foi feita para orientar tanto arquivistas quanto pessoas que trabalham nos arquivos e que não possuem nenhum conhecimento da área, por isso recomendamos sua leitura completa para esclarecimento de questões relativas a conceitos e procedimentos técnicos da Arquivologia.

O texto supramencionado é  parte de uma série de dez volumes, fruto de uma parceria entre o Arquivo Público do Estado de São Paulo e a Associação dos Arquivistas de São Paulo no período de 1997 a 2006. Na série são compreendidos os temas:

1- COMO AVALIAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.1, de Ieda Pimenta Bernardes;

2- COMO CLASSIFICAR E ORDENAR DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.2, de Janice Gonçalves (que iremos apresentar nesse digerindo);

3- COMO IMPLANTAR ARQUIVOS PÚBLICOS MUNICIPAIS v.3, de Helena Corrêa Machado e Ana Maria de Almeida Camargo;

4- COMO TRATAR COLEÇÕES DE FOTOGRAFIAS v.4, de Patrícia de Fillipi, Solange Ferraz de Lima e Vânia Carneiro de Carvalho;

5- COMO FAZER CONSERVAÇÃO PREVENTIVA EM ARQUIVOS E BIBLIOTECAS v.5, de Norma Cianflone Cassares;

6- COMO DESCREVER DOCUMENTOS DE ARQUIVO: ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA v.6, de André Porto Ancona Lopez (nosso professor);

7- COMO FAZER PROGRAMAS DE REPRODUÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUIVO v.7, de Esther Caldas Bertoletti;

8- COMO FAZER ANÁLISE DIPLOMÁTICA E ANÁLISE TIPOLÓGICA DE DOCUMENTO DE ARQUIVO v.8, de Heloísa Liberalli Belloto;

9- COMO IMPLANTAR CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO v.9, de Viviane Tessitore;

10-COMO ELABORAR VOCABULÁRIO v.10, Johanna Wilhelmina Smit e Nair Yumiko Kobashi.


Agora vamos falar especificamente do "Como Classificar e Ordenar Documentos de Arquivo" de Janice Gonçalves:


Esse manual, que é resultado de uma oficina realizada em novembro de 1997, visa tratar de dois temas de fundamental importância que são a ordenação e a classificação.

Classificação e Ordenação

• Classificação: o objetivo desta operação é dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor, deixando clara a ligação existente entre os documentos produzidos/recebidos por um determinado organismo, traduzindo estas ligações através de um esquema denominado “plano de classificação”.
• Ordenação: sua finalidade é facilitar e tornar mais ágil a consulta aos documentos de arquivo, pois, mesmo que estes documentos refiram-se a uma mesma atividade ou tenham o mesmo tipo documental, após certo tempo o organismo acumulará um volume considerável destes, exigindo a utilização de critério(s) que permitam localizar um documento específico.

—Enquanto a classificação alcança os tipos documentais considerando sobretudo a forma e as razões que determinaram sua existência, a ordenação aborda os tipos documental do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas. 

Estas atividades precisam estar articuladas, visando o desenvolvimento da organização eficiente da documentação que é tratada. 

Classificação x Arranjo

Um ponto muito interessante do manual é sobre a utilização dos termos classificação e arranjo na terminologia arquivística brasileira. Ambos designam a atividade de “definir grandes classes abstratas que correspondam, de forma coerente e articulada, às funções e atividades do organismo em questão, no período recoberto pela documentação a ser organizada”, porém a classificação destina-se aos documentos correntes e o arranjo à documentação de caráter permanente.  Janice Gonçalves levanta um questionamento muito interessante com relação à necessidade de utilização destes dois termos, visto que o procedimento básico de ambos é o mesmo:

“É inegável que as condições em que o tratamento técnico da documentação é feito, em um e outro caso, são bastante diferentes; no entanto, pode-se considerar o trabalho técnico a ser realizado substancialmente diverso, a ponto de merecer outra denominação?”

As Diversas Formas de Ordenação

Para Janice, a classificação é aplicada a todo o fundo e a ordenação é aplicada dentro de cada série documental. Conforme tratado diversas vezes nas aulas de Diplomática e Tipologia Documental, as atividades arquivísticas não seguem um padrão pré-estabelecido, elas devem ser adequadas a situação de cada instituição e de cada arquivo (ou seja, ao seu contexto arquivístico). A ordenação não foge a essa regra, conforme colocado pela autora nessa passagem:

"A adoção de uma determinada forma de ordenação está longe de ser uma obviedade. Além de ter de considerar os interesses dos usuários e a própria pespectiva de avaliação e eliminação dos documentos, o arquivista deve verificar se a ordenação adotada não cria dificuldades para os funcionários que ficarão diretamente incumbidos dela"

Ainda com relação à ordenação, ela fala que, as vezes, se faz necessário combinar um ou mais critérios  de ordenação visando garantir a agilidade necessária à consulta.

Fontes: Arquivo Público do Estado de São Paulo Link Aqui

            GONÇALVES, Janice. Como Classificar Documentos de Arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 1998.

Postado por: Carolina Felix e Caroline Sodré