Atividade 02: Análise diplomática de nove documentos da área meio da UnB

O grupo PALADARQ ficou responsável por realizar a análise diplomática e tipológica de nove documentos da área meio da Universidade de Brasília, UnB.

Confira nossa atividade:

Para isto, elaboramos um código de classificação para que os documentos fossem organizados e numerados.

Código de Classificação:

Fundo: Universidade de Brasília – UnB

1. Diretrizes
1.1 Regimento Geral
1.2 Atas
1.3 Comissões

2. Pessoal
2.1 Controles de Frequência
2.2 Estagiários
2.3 Progressão Funcional

3. Orçamento
3.1 Materias

4. Comunicados

Segue, abaixo, cada documento com sua análise diplompática e tipológica na ordem do código de classificação:

1. Diretrizes

1.1 Regimento Geral

1. Especificação do DocumentoDenominação do Documento: Regimento Geral da Universidade de Brasília.
Denominação da Espécie: Regimento Geral.
Data Tópica: Universidade de Brasília - UnB
Data Cronológica: 14 de dezembro de 2006.
Código de Classificação: 1.1

2 .Caracteres Externos

Gênero: Textual.

Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da Universidade de Brasília e parecer do Reitor.

3. Caracteres Internos

Entidade Produtora: Universidade de Brasília – UnB.

    -Hierarquia: Universidade de Brasília – UnB.
Entidade Receptora: Universidade de Brasília – UnB.
    -Hierarquia: Universidade de Brasília – UnB.
Legislação: Resolução do Conselho Diretor da FUB nº 015/2000
Função: Estabelecer diretrizes quanto a finalidade da Universidade de Brasília.
Descrição: Entidade produtora, legislação; ano de publicação, hierarquia administrativa; normatizações quanto ao funcionamento da Universidade.
Trâmite: Criação do documento, impressão e distribuição.
     -Incidências: O não recebimento.
     -Duração do Trâmite: Período entre a criação do documento e o recebimento pelo destinatário.
Ordenação da Série: Cronológico. 

Setor Responsável: Blog PALADARQ.

Data: 10/04/2011.

1.2 Atas

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento:  Ata da 436ª Reunião da Mesa Executiva.

Denominação da Espécie:  Ata de Reunião. 
Data Tópica: Sala de Reuniões da Reitoria da Universidade de Brasília.
Data Cronológica: 12/07/1982.
Código de Classificação:  1.2.

2 .Caracteres Externos
Gênero:  Textual.

Suporte:  Papel.
Formato:  Folhas Avulsas.
Forma:  Original.
Signos Especiais: Identificação da Universidade de Brasília, assinatura da Secretária dos Órgãos Colegiados.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora:  Universidade de Brasília.

    -Hierarquia:  Reitoria.
Entidade Receptora:  Não consta no documento.
    -Hierarquia: Não consta no documento.
Legislação: Art. 12 do Regimento Geral da Universidade de Brasília.
Função: Registrar a decisão dos presentes membros da Mesa Executiva acerca dos processos relatados pelo Decano de Administração e Finanças, pelo Decano de Extensão, pelo Decano de Ensino de Graduação, pelo Vice-Reitor, pelo Decano de Pesquisa e Pós-Graduação e pelo Decano de Assuntos Comunitários.
Descrição: Identificação da Universidade de Brasília, hora de início da reunião, data e local, presentes na reunião, processos relatados, hora de encerramento da reunião, identificação e assinatura da secretária responsável pela ata.
Trâmite:  Não há registro de trâmite, além da assinatura da Secretária dos Órgãos Colegiados. 

    -Incidências: O não cumprimento do  Art. 12 do Regimento Geral da Universidade de Brasília.

    -Duração do Trâmite: Não consta no documento.
Ordenação da Série: Numérico.

Setor Responsável: Blog Paladarq. 
Data: 10/04/11.

1.3 Comissões

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Resolução do Decanato de Administração nº 074/04.

Denominação da Espécie: Resolução nº 074/04.
Data Tópica: Decanato de Administração – DAF – UNB, Prédio da Reitoria, 3º andar, Campus Darcy Ribeiro – Brasília/DF.
Data Cronológica: 15 de outubro de 2004.
Código de Classificação: 1.3

2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.

Suporte: Papel.
Formato: Folhas.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da Universidade de Brasília e assinatura.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Universidade de Brasília – UnB.

    -Hierarquia: Decanato de Administração – DAF.
Entidade Receptora: Universidade de Brasília – UnB.
    -Hierarquia: Decana de Assuntos Comunitários.
Legislação: Circular-MRT nº 09/2004 e Memo-DCF nº 42/2004.
Função: Aviso de constituição de comissão de inventário patrimonial de bens móveis e equipamentos de propriedade da FUB.
Descrição: Entidade produtora, legislação embasada; integrantes da comissão; data de realização do inventário; data de emissão da Resolução; assinatura do responsável pelo Decanato e especificação dos demais entes que receberam a Resolução.
Trâmite: Constituição da Comissão, elaboração do documento, envio e recebimento.
     -Incidências: O não recebimento do documento.
     -Duração do Trâmite: Período entre a criação do documento e o recebimento pelo destinatário.
Ordenação da Série: Numérico- cronológico.

Setor Responsável: Blog PALADARQ.

Data: 10/04/2011.

2. Pessoal
2.1 Controles de Frequência

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Circular nº 0025/2008.

Denominação da Espécie: Ofício Circular.
Data Tópica: Campus Universitário Darcy Ribeiro, Brasília - CEP 70910-900.
Data Cronológica: 30/07/2008.
Código de Classificação: 2.1.

2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da Universidade de Brasília.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Universidade de Brasília.
    -Hierarquia: Secretaria de Recursos Humanos - SRH.
Entidade Receptora: Universidade de Brasília.
    -Hierarquia: Todos os centros de custos.
Legislação: Circular 365/2007-SRH.
Função: Informar para todos os centros de custo devem remeter à Secretaria de Recursos Humanos, até o dia 20 de cada mês, o registro de freqüência de estagiários técnicos e de prestadores de serviços. Já o prazo de entrega do registro de freqüência dos demais estagiários é até o dia 5 de cada mês.
Descrição: Identificação o órgão produtor, do Secretário de Recursos Humanos e sua respectiva assinatura, das unidades receptoras e número identificador da circular.
Trâmite: Recebimento, pelos centros de custos, da circular;
     -Incidências: O não cumprimento dos prazos estabelecidos para a entrega das folhas de freqüência.
     -Duração do Trâmite: Envio e recebimento da circular pelos centros de custo.
Ordenação da Série: Numérico-Cronológico.

Setor Responsável: Blog Paladarq.

Data: 09/04/2011.

2.2 Estagiários

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Circular nº 0008.

Denominação da Espécie: Ofício Circular.
Data Tópica: Campus Universitário Darcy Ribeiro, Brasília - CEP 70910-900.
Data Cronológica: 07/03/2008.
Código de Classificação: 2.2.

2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Logomarca da Universidade de Brasília.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Universidade de Brasília.

    -Hierarquia: Secretaria de Recursos Humanos - SRH.

Entidade Receptora: Universidade de Brasília.

    -Hierarquia: Todos os centros de custos.
Legislação: Portaria nº 313 do Ministério do Planejamento.
Função: Informar que de acordo com a portaria citada, a carga horária para estagiários pode ser de 20 ou 30 horas semanais, e que cada unidade tem a responsabilidade de estabelecer qual carga horária irá estabelecer para atender as suas necessidades e informar a opção para a Secretaria de Recursos Humanos através da folha de frequência.
Descrição: Identificação o órgão produtor, da Secretária de Recursos Humanos e sua respectiva assinatura, das unidades receptoras e número identificador da circular.
Trâmite: Recebimento, pelos centros de custos, da circular;
     -Incidências: O não informe, à Secretaria de Recursos Humanos, da carga horária optada por cada unidade.
     -Duração do Trâmite: Envio e recebimento da circular pelos centros de custo.
Ordenação da Série: Numérico

Setor Responsável: Blog Paladarq.

Data: 09/04/2011.

2.3 Progressão Funcional

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Ato da Câmara de Carreira Docente n° 091/2004

Denominação da Espécie: Ato da Câmara de Carreira Docente/Ato
Data Tópica: Universidade de Brasília
Data Cronológica: 24 de dezembro de 2004
Código de Classificação: 2.3

2 . Caracteres Externos
Gênero: Textual.

Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Assinatura.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Universidade de Brasília

    -Hierarquia: Câmara de Carreira Docente

Entidade Receptora: Universidade de Brasília
    -Hierarquia: GRE, VRT, SOC, FAC, JOR, SCA, SRH
Legislação: Decreto 94.664, de 23 de julho de 1987 e Lei nº 11.344, de 2006
Função: Proceder à progressão funcional de docente integrante do Quadro de Pessoal Permanente da FUB.
Descrição: Identificação o órgão produtor, número identificador do Ato, identificação da autoridade que emanou o Ato e sua respectiva assinatura, datas tópica e cronológica.
Trâmite: Aprovação do processo de progressão funcional do docente pela CCD; elaboração do Ato que dá procedência à progressão funcional; encaminhamento do Ato para as unidades diretamente interessadas na progressão funcional do docente.

    -Incidências: Não atendimento aos critérios estabelecidos (titulação, tempo de serviço, avaliação de desempenho) para que a progressão funcional ocorra.

    -Duração do Trâmite: Pedido de progressão funcional por parte do docente ao seu departamento, encaminhamento do pedido por parte do departamento à CCD, aprovação do pedido de progressão funcional pela CDD ao encaminhamento do mesmo às unidades interessadas para que ocorram as alterações necessárias.

Ordenação da Série: Numérico-cronológico.

Setor Responsável: Blog Paladarq.

Data: 10/04/2011

3. Orçamento
3.1 Materias

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Solicitação de suprimento de fundos.

Denominação da Espécie: Suprimento de fundos.
Data Tópica: Universidade de Brasília – FUB, Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF.
Data Cronológica: 01/04/2007.
Código de Classificação: 3.1

2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.

Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Assinaturas e Carimbos.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Fundação Universidade de Brasília – FUB.

    -Hierarquia: Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF.
Entidade Receptora: Fundação Universidade de Brasília – FUB.
    -Hierarquia: Serviço de exame e prestação de contas da DCF.
Legislação: Artigos 68 e 69 da Lei nº 4.320/64; Artigo 74 do Decreto-lei nº 200/67; Artigos 45, 46, 47 do Decreto nº 93.872/86.
Função: Para concessão de suprimento de fundos.
Descrição: Nome do responsável, Cargo/Função, Matrícula, CPF, Centro de Custo, Fonte de recurso, programa de trabalho, elemento de despesa, finalidade.
Trâmite: Primeiro é preenchido pelo solicitante, encaminhado ao Decanato de Assuntos Comunitários da Universidade de Brasília, encaminhado para o Chefe do Serviço de Exame e Prestação de Contas da Diretoria de Contabilidade e Finanças – DCF, encaminhado para o Ordenador de despesas da Fundação Universidade de Brasília – FUB.
     -Incidências: A não comprovação dos gastos. Ocorrendo incidência, determinar a apuração das responsabilidades e imposição de penalidades.
     -Duração do Trâmite: Solicitação e concessão de suprimento de fundos, que no documento ocorreu da data 01/04/2007 à 16/04/2007.
Ordenação da Série: Numérico.
Informações complementares: Aquisição de material de consumo inexistente do almoxarifado central da UnB, tais como: verdura, legumes, para campanha Alimentação Saudável que ocorrerá no campus no dia 20/04/2007.

Setor Responsável: Blog Paladarq.

Data: 09/04/2011.

4. Comunicados

1. Especificação do Documento
Denominação do Documento: Circular n. 14/MRT.

Denominação da Espécie: Ofício Circular.  
Data Tópica: Campus Universitário Darcy Ribeiro, Brasília - CEP 70910-900.
Data Cronológica: 20/05/08.
Código de Classificação: 4.

2 .Caracteres Externos
Gênero: Textual.
Suporte: Papel.
Formato: Folha Avulsa.
Forma: Original.
Signos Especiais: Identificação do Reitor Pro Tempore.

3. Caracteres Internos
Entidade Produtora: Universidade de Brasília.

    -Hierarquia: MRT.

Entidade Receptora: Universidade de Brasília.

    -Hierarquia: Conselho de Administração. 

Legislação: Circular 14/MRT.
Função: Convocar membros do Conselho de Administração para comparecer à 295ª Reunião Ordinária do Conselho de Administração.
Descrição: Identificação do documento, data, produtor e receptor, identificação do Reitor pro tempore, agenda da reunião em anexo.
Trâmite: Criação da convocação, envio e recebimento pelo Conselho de Administração.
    -Incidências: O não recebimento pelo Conselho de Administração.

    -Duração do Trâmite: Não consta no documento.

Ordenação da Série: Numérico.

Setor Responsável: Blog Paladarq.

Data: 10/04/2011

Por: Grupo PALADARQ

Fontes: Arquivo na pele

- BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, Imprensa Oficial, 2002. 120 p. (Projeto como fazer, 8).