Digerindo 07: Texto Durant - Características dos documentos.

Esse digerindo se limitará a fazer uma reflexão sobre o texto "Registros documentais contemporâneos como provas de ação", escrito por Luciana Durant. A inspiração partiu da utilização desse texto para a aula de Arquivo Permanente 1. E como apresenta relação com a matéria estudada em diplomática e tipologia documental, nossa equipe resolveu abordá-lo aqui também.

As idéias principais desse texto giram em torno da necessidade de se pensar na autenticidade e na veracidade dos documentos que hoje são produzidos, visto que as grandes mudanças tecnológicas acarretam dúvidas quanto a fidelidade do conteúdo, bem como, quanto a forma de conservação desses novos suportes.

Também relembra a idéia de que os documentos ou como chama a autora, "os remédios para a lembrança" p. 1, são a reconstrução do passado, são vestígios dos acontecimentos e constituem a memória escrita, tudo em vista da manutenção da memória individual e coletiva.

Devemos sempre ter em mente dois ingredientes principais para um bom trabalho arquivístico:

1. que os registros documentais atestam ações e transações e
2. que sua veracidade depende das circunstâncias de sua criação e preservação.

Esses dois componentes estão ligados às propriedades dos registros documentais e à sua integridade, que nós cozinheiros-arquivístas estamos incumbidos de proteger.

  

Durant ressalta que os documentos de arquivo possuem cinco características:

Imparcialidade:  Os registros são inerentemente verdadeiros, ou, "livres da suspeita de preconceito no que diz respeito aos interesses em nome dos quais os usamos hoje" p. 2. Ou seja, as circunstâncias de sua criação asseguram que não foram escritos com intenção de servirem para a posteridade, que não visam ter valor histórico. Assim, os documentos fornecem provas originais porque constituem uma parte real dos fatos. Trazem uma promessa de fidelidade dos fatos.

Proteger os documentos contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro dever dos arquivístas. Deve-se ressaltar que imparcialidade não significa que os leitores dos documentos devam crer que eles reproduzem os fatos e atos dos quais são parte e parcela, mas sim devemos ter em mente que são o reflexo da atividade que o criou.

Autenticidade: A autenticidade está vinculada a criação, manutenção (garantindo que não haja adulteração) e custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com garantias para futuras ações ou para informação. Assim, os documentos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares. Esse ponto reflete a grande dificuldade contemporânea para garantir a fidedignidade dos documentos, como por exemplo, dos documentos digitais.

Inter-relacionamento: Os documentos estabelecem relações entre si no decorrer das atividades e de acordo com suas necessidades. Cada documento está intimamente relacionado com outros e o seu significado depende dessas relações. Os documentos são interdependentes no que toca a seu significado e sua capacidade comprobatória.

Em outras palavras, os documentos estão ligados pelo momento de produção ou recebimento, que é determinado pela razão de sua produção e que é necessário à sua própria existência, à sua capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade e autenticidade.

Unicidade: Cada registro documental assume um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no universo documental. Mesmo no caso das cópias percebemos que uma é única em seu lugar, porque o complexo das suas relações com outros registros é sempre único, e um registro consiste em um documento e suas relações com seu contexto administrativo e documental.

Naturalidade: Essa característica diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das atividades, ou seja, eles não são "coletados artificialmente, como os objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos escritórios em função dos objetivos práticos da administração" p. 3. Remetento ao Princípio da Organicidade.

Resumindo, devemos sempre considerar que, supostamente, um documento original é a fonte mais confiável daquilo que ele contém. E assim admitirmos que este é um registro fiel do passado e devem essa confiabilidade às circunstâncias de sua criação e às necessidades de prestar contas.

Por: Vanessa Caliman.

Fonte: DURANT, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Estudos Históricos, Rio de Janeiro, vol. 7, n. 13, 1994, p. 49-64.